Dokumentum kezelő
A VOXO ERP rendszer fejlett dokumentum kezelést támogat.
Nem a hagyományos file tárolást és kezelést váltja ki, hanem az egyes rendszer elemekhez lehet dokumentumokat csatolni, és ezeket a dokumentumokat kezelni.
Például egy ügyfélhez, projekthez, megrendeléshez, számlához stb. lehet dokumentumokat csatolni.
Minden olyan elem, ahol a "Műveletek" gomb alatt van "Docs" felirat, ott lehet dokumentumokat kezelni.
Első megnyitás
Amikor egy elemhez még nincs dokumentum csatolva és rákattintunk a "Műveletek/Docs" gombra, akkor egy üres dokumentum kezelő felület jelenik meg.
Csoportok létrehozása és kezelése
Alapértelmezett egy "Standard" csoport van, amibe a dokumentumokat lehet feltölteni.
További csoportokat is létre lehet hozni a "Csoport hozzáadás" gombra kattintva.
Például egy szerződések rendszer csoportot így lehet létrehozni:
Ha rendszercsoportnak jelölünk egy csoportot, akkor azt a későbbiekben nem lehet törölni.
Ha nem rendszer csoportot hoztunk létre, akkor a csoport törölhető, amennyiben egyetlen dokumentum sincs benne!
Dokumentumok feltöltése
Dokumentum 2 féle módon tölthető fel. Egyrészt a file kiválasztás keretre kattintva megnyílik a filkezelő, ahol egyidőben maximum 10 file kiválasztható és feltölthető.
Másik módszer, ha a file-okat egyszerűen a fájlkezelőből áthúzzuk a dokumentum kezelő felületre (max 10 db)
Lehet több menetben korlátlan számú dokumentumot feltölteni.
Egy dokumentum maximum 30MB lehet.
A rendszer JPG,PNG képeket, PDF fileoket, valamint word, excel és powerpoint fileokat enged feltölteni.
Dokumentumok tulajdonságai
A dokumentumok végén a kis fogaskerékre kattintva tudjuk az egyes dokumentumok tulajdonságait szerkeszteni.
Megváltoztathatjuk a file nevét. A rendszer megengedi, hogy akár ugyanazon a néven tároljuk a dokumentumokat.
Megadhatunk érvényességi időt. Ezt akkor kell megadni, ha a dokumentum lejár. Határozott idejű szerződés, meghatalmazás, stb esetén. Ahol nincs ilyen, nem szabad megadni semmit, mert kihatással van a rendszer működésére.
A megőrzési időnél azt adhatjuk meg, hogy hány napig kell megőrizni a dokumentumot. Ez pl. GDPR szabályoknál lehet lényeges, ahol mondjuk 1 éves megőrzési idő van előírva, akkor a rendszer automatikusan törli az idő leteltével a dokumentumot.
A megőrzési idő a dokumentum feltöltési idejétől számolódik. Amennyiben a dokumentumnak van érvényességi ideje, akkor viszont onnantól számolja rendszer.
Dokumentumok törlése
A kijelölt dokumentumokat a "Dokumentum törlése" gombra kattintva lehet törölni.
Dokumentumok létezése
Amikor egy listát nézünk, ahol akár minden elemhez lehet dokumentumokat csatolni, akkor egy kis ikon jelzi, ha az adott elemhez vannak dokumentumok csatolva. Az ikonban a szám jelzi, hogy hány dokumentum van csatolva az adott elemhez, függetlenül attól, hogy melyik csoportban vannak azok.
